Entenda a importância do controle da compra de materiais para as empresas

Não importa qual seja o tamanho de sua empresa ou o seu ramo de atuação, de algum modo você vai precisar de determinados itens para que o trabalho siga adiante, como equipamentos de proteção individual (EPIs), itens de escritório, materiais de limpeza, equipamentos de informática e peças de reposição para o maquinário. E diante desse montante de produtos, fazer o controle da compra de materiais de modo eficiente é algo essencial para o bom funcionamento do negócio.

Imagine a confusão que se torna o dia a dia de uma empresa quando as compras não são feitas adequadamente. Procurar um EPI e não encontrar, não contar com materiais de escritório em quantidade suficiente, ao mesmo tempo em que sobram sacos de lixo no estoque. Ou ainda precisar de matéria-prima e perceber que acabou no meio da produção. Todas estas situações são comuns quando não se consegue controlar as compras corretamente.

Então, para ajudá-lo neste assunto, trazemos neste artigo algumas dicas sobre como controlar as compras da sua empresa da forma correta, reduzindo custos e aproveitando todos os recursos disponíveis da melhor maneira possível. Siga com a gente e aproveite o conteúdo!

Como fazer o controle da compra de materiais

O primeiro ponto que precisamos entender para começar a dar mais atenção ao fluxo de materiais é a importância que o almoxarifado tem para o funcionamento de uma empresa. É nesse setor que são armazenados os produtos que irão abastecer as diversas áreas do negócio, da produção propriamente dita até a parte administrativa.

Essa importância é demonstrada quando percebemos que a falta de materiais pode prejudicar efetivamente a produtividade da empresa. Por exemplo, a falta de EPIs pode paralisar a produção, já que são equipamentos indispensáveis para garantir a segurança do trabalhador e sua utilização é exigida por lei.

E não para por aí. A falta de peças de reposição, seja para o maquinário industrial, seja para a impressora da administração, pode interromper e atrasar processos aparentemente simples. Porém, não se engane: assim como a falta de materiais é prejudicial, o excesso também é. Equipamentos, peças, entre outros itens, quando adquiridos exageradamente, acabam gerando desperdício de espaço e dinheiro.

Mas você deve estar se perguntando: como fazer para que este controle de materiais seja mais eficiente? Não existe segredo. A melhor maneira de alcançar este objetivo é criar mecanismos para que haja um diálogo constante entre as diferentes áreas do negócio. Afinal, se as equipes não se comunicarem, como poderão saber do que precisam, não é mesmo? É como um organismo vivo, em que os diversos órgãos são interdependentes e estão sempre em contato para identificar o que cada um deles necessita.

Assim, o responsável pelo setor de compras da empresa deve dialogar frequentemente com os gestores das demais áreas, para compreender quais são as demandas de cada uma delas. Somente assim as compras poderão ser feitas com assertividade. Se o gestor da parte administrativa disser que são utilizados dois cartuchos de tinta para impressora por semana, resta ao responsável pelas compras multiplicar essa quantidade pelo número de semanas de um período determinado para saber quantos adquirir.

Realize cotações e organize o armazenamento

Bom, agora que já compreendemos a importância do almoxarifado e como controlar o que precisa ser comprado ou não, é hora de entender que a função do setor de compras não pode ser simplesmente comprar. Ele precisa buscar o melhor custo-benefício, ou seja, comprar mais e melhores produtos pelos menores preços.

Quando se trata de procurar o melhor preço, a compra de matéria-prima deve ganhar atenção especial, pois o valor pago acabará influenciando diretamente no preço final das mercadorias. Por isso, o setor de compras não deve abrir mão de buscar diferentes fornecedores e fazer cotações antes de escolher a melhor opção.

E além destes cuidados no ato da compra, existe ainda a necessidade de que estes materiais sejam armazenados da maneira correta, mantendo a organização estabelecida. Fazer isso é um modo de continuar sabendo facilmente o que está faltando e o que está sobrando quando novas compras forem ser feitas.

Use a tecnologia para fazer o controle da compra de materiais

Já deu para perceber que manter o controle rígido sobre a compra de materiais é fundamental para evitar despesas desnecessárias e desperdício de espaço, assim como garantir que a produtividade não seja afetada, não é verdade? Porém, sabemos que fazer tudo isso não é um trabalho tão fácil assim, pois envolve um grande número de informações e dados, que precisam ser registrados de maneira clara e objetiva.

Diante disso, investir em soluções tecnológicas pensadas para este tipo de atividade acaba sendo uma decisão bastante atrativa e viável. O ERP Radar Empresarial, oferecido pela Teklamatik, é uma dessas soluções. O software abrange ferramentas para integrar processos de controle e gestão de estoque e compras.

Falando especificamente do controle de materiais, ele permite fazer o controle de cotações por produtos e fornecedores, a conciliação entre pedidos de compra e recebimento de mercadorias, o controle da localização física dos materiais, entre outras facilidades. Bastante interessante para quem precisa organizar melhor os processo de compra, não é mesmo?

Então não perca mais tempo. Visite nosso site ou entre em contato com nossa equipe e descubra a melhor solução para fazer o controle da compra de materiais no seu negócio!