As vantagens de uma secretaria virtual para instituições de ensino

Hoje em dia, basicamente todos os setores da economia dependem da tecnologia para alavancar seus negócios e garantir seus resultados. Com as instituições de ensino a situação não é diferente. As soluções informatizadas são importantes para otimizar processos, reduzir custos e, principalmente, para ajudá-las a se adaptarem ao novo perfil dos seus estudantes, cada vez mais conectados. É nesse contexto que as funcionalidades de uma secretaria virtual podem fazer toda a diferença.

Afinal, esses alunos, nascidos em um período em que a tecnologia já faz parte do cotidiano, pertencem a uma geração em que as relações no mundo virtual e no real funcionam em sincronia. Dentro desse contexto, as instituições que utilizam a tecnologia como uma ferramenta estratégica acabam ganhando um poderoso canal para melhorar a comunicação com seus estudantes e otimizar o atendimento.

Secretaria virtual e o atendimento automatizado

Quando se fala em utilizar a tecnologia a favor dos negócios, muitas pessoas ainda encaram esse aconselhamento de forma equivocada, confundindo o conceito de conectividade e modernização com o conceito de presença digital. Veja bem: é importante, sim, estar nas redes sociais e possuir canais democráticos para se comunicar com o seu público — isso é presença digital. Mas quando o assunto é a modernização do atendimento e dos processos pela tecnologia, essa dinâmica vai muito além.

Aqui, falamos da utilização de tecnologias, softwares, bancos de dados e soluções automatizadas que impactam diretamente na gestão dessas instituições, transformando não apenas o fluxo de trabalho e os processos internos, mas o próprio relacionamento com os estudantes e a maneira com que essas escolas e universidades entregam o serviço que prestam.

Imagine se a sua instituição pudesse contar com uma ferramenta que automatizasse os principais processos de gestão educacional. Um sistema que permitisse, por exemplo, que as matrículas fossem feitas pelo computador, sem precisar sair de casa, ou pelo smartphone, onde quer que o aluno esteja. E proporcionasse, ainda, acesso aos históricos de pagamento, com a relação das faturas em aberto e, é claro, com todas as notas e detalhes dos alunos. Muito prático, não é mesmo?

Pois saiba que essa solução não apenas existe, como está cada vez mais presente e abrangente no sistema educacional mundo afora. Conhecida como secretaria virtual, essa ferramenta não se resume a um simples portal do aluno. Ela permite que a instituição organize e disponibilize uma série de recursos, como o acompanhamento do plano de aulas, a emissão da documentação do aluno e até mesmo espaços dedicados a conteúdos adicionais exclusivos.

E para as instituições, a lista de benefícios também é extensa. Afinal, organizar esses dados e oferecê-los de maneira simplificada aos alunos ou aos seus pais é algo totalmente relacionado com o conceito de gestão automatizada. Isso colabora não só para deixar o atendimento e os processos mais ágeis, mas também no sentido de diminuir a incidência de erros e aprimorar a gestão de forma estratégica — com filas menores na recepção e um número menor de alunos buscando atendimento presencial, por exemplo, os demais processos podem ser executados com mais cautela.

Tecnologia para a gestão educacional

Em outras palavras, a otimização e a agilidade no atendimento geradas por esses processos automatizados são muito importantes na hora de garantir a satisfação do aluno e de seus responsáveis. Contudo, não é só por isso que todas essas boas tecnologias voltadas à educação, como a própria secretaria virtual, se tornam cada dia mais presentes na rotina das instituições. Elas estão diretamente ligadas a outros benefícios, como a redução de custos e a potencialização dos lucros.

Basta considerar que, se a satisfação dos clientes aumenta por meio do uso das tecnologias corretas, a retenção de alunos tende a crescer com a presença dessas ferramentas. Com soluções rápidas e ambientes de ensino e aprendizagem modernos e adequados aos padrões atuais, eles dificilmente pensarão em mudar de instituição. Essa tendência também se aplica aos responsáveis, que veem uma grande vantagem na praticidade.

Voltando os olhos para a gestão interna, também fica fácil entender que resolver um processo com mais rapidez significa que há mais tempo para a resolução de outras demandas. Assim, é mais simples economizar recursos que antes precisavam ser destinados a papel, impressões, funcionários e espaço de armazenamento porque os dados passam a ser coletados, cruzados e armazenados digitalmente.

Até mesmo os processos que não são passíveis de automatização ganham com isso, visto que podem ser feitos com maior atenção. E é claro que, com todas as informações organizadas, os gestores contam com muito mais segurança na hora da tomada de decisão. Dessa forma, é possível fazer o direcionamento da instituição, o controle financeiro, a gestão de objetivos e alinhar as atividades com as expectativas dos alunos de uma maneira tranquila!

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E é justamente pensando em como essas ferramentas de gestão educacional podem trazer qualidade para os processos da sua instituição e integrar os âmbitos financeiro e acadêmico que a Teklamatik oferece o Sistema de Gestão Educacional Mentor, da Edusoft. Com ele, o gerenciamento das questões financeiras, operacionais e o controle das diversas áreas da instituição são feitos com muito mais agilidade e segurança em uma só plataforma.

Sem contar que a captação de novos alunos, o workflow de requerimentos e o planejamento curricular, por exemplo, tornam-se tarefas simples e, ao mesmo tempo, organizadas e eficientes. Desse modo, fica muito mais prático comparar métricas, verificar resultados e traçar ações para melhorar ainda mais a gestão escolar e o ambiente para os estudantes.

Já para os alunos, o acesso a atividades, trabalhos, relatórios e notas torna-se mais simples, ágil e ao alcance de um toque com a secretaria virtual. Além disso, a plataforma pode servir também como um espaço de comentários, fazendo com que o estudante sinta-se integrado e participe efetivamente do planejamento de novas ações e campanhas.

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